第一步:打开Microsoft Word
启动Microsoft Word应用程序,确保您使用的是Word 2010或更高版本(包括Office 365),因为这些版本都内置了文档比较功能。
如果您还没有打开任何文档,可以直接进入"审阅"选项卡;如果已经打开了一个文档,也不影响后续操作。
第二步:进入"比较"功能
在Word顶部菜单栏中,点击"审阅"选项卡,然后在右侧找到"比较"按钮。点击下拉箭头,选择"比较..."选项。
第三步:选择要比较的文档
在弹出的"比较文档"对话框中:
- 原文档:选择作为基准的旧版本文档
- 修订的文档:选择包含修改的新版本文档
- 可以点击"浏览"按钮来定位您的文件
设置好后,点击"确定"按钮开始比较。
提示:Word会将差异显示在一个新的"比较文档"窗口中,不会修改您的原始文件。
第四步:查看比较结果
Word会自动生成一个新的文档,清晰地显示两个文档之间的所有差异:
- 添加的内容会以不同颜色高亮显示(通常是红色)
- 删除的内容会显示在右侧的修订窗格中
- 格式更改也会被标记出来
- 左侧会有导航窗格显示所有更改位置
您可以逐个审查每个更改,并选择接受或拒绝。
其他实用方法
除了Word内置功能,您还可以考虑:
- 在线工具:如Draftable、DiffNow等提供在线文档比较服务
- 专业软件:Beyond Compare等专业比较工具支持更多文件格式
- PDF转换法:将两个Word文档转为PDF,使用Adobe Acrobat的比较功能
建议:对于日常办公使用,Word内置的比较功能已经足够强大且安全,无需担心文档隐私问题。