1. 压缩文档中的图片
图片是导致Word文档体积过大的主要原因。通过压缩图片可以显著减小文件大小。
- 选中图片，点击"图片工具"中的"压缩图片"按钮
- 选择适当的分辨率，如"Web(150ppi)"或"电子邮件(96ppi)"
- 勾选"删除图片的剪裁区域"以进一步减小体积
- 考虑将高分辨率图片预先用图像处理软件压缩后再插入
2. 删除隐藏的数据和格式
Word文档中可能包含看不见的元数据、修订记录和隐藏文字，这些都会增加文件大小。
- 检查并删除文档中的批注、修订和隐藏文字
- 使用"文档检查器"功能清除元数据（文件→信息→检查问题→检查文档）
- 避免复制粘贴来自网页或其他文档的复杂格式
3. 优化文档结构和格式
合理的文档结构不仅能提高可读性，还能有效控制文件大小。
- 使用样式而非手动格式化文本
- 避免使用过多的艺术字、复杂形状和3D效果
- 将大文档拆分为多个小文档，按需管理
- 删除空白页和不必要的分节符
4. 转换文件格式
选择合适的文件格式可以大幅减小文档体积。
- 将.docx文件另存为.doc格式（不推荐长期使用）
- 对于只读文档，保存为PDF格式通常体积更小
- 使用"另存为"功能，选择"Word文档(*.docx)"并勾选"最小化文档大小"
5. 其他实用技巧
结合多种方法可以获得最佳的压缩效果。
- 定期保存并重新打开文档，Word会自动清理部分临时数据
- 避免在文档中嵌入大型字体文件
- 使用链接而非嵌入外部内容
- 对于包含大量数据的文档，考虑使用Excel进行数据管理