一、基础格式设置
良好的文档排版始于基础格式的规范设置。这包括字体、字号、行距等基本元素的统一。
- 字体选择：中文推荐使用宋体、黑体或微软雅黑，英文使用Times New Roman或Arial
- 字号规范：正文一般使用小四号（12pt）或五号（10.5pt）字
- 行距设置：建议使用1.5倍行距或固定值20-28磅，便于阅读和批注
- 段落间距：段前段后间距建议设置为0.5行，增强段落区分度
二、段落与对齐
合理的段落设置能让文档结构清晰，阅读体验更佳。
- 首行缩进：中文文档建议设置首行缩进2字符
- 对齐方式：正文使用两端对齐，标题可使用居中对齐
- 段落控制：避免孤行（段落最后一行单独出现在页首）和寡行（段落第一行单独出现在页尾）
- 换行与分页：合理使用分页符和分节符，避免内容割裂
小贴士
使用Ctrl+Alt+Enter可快速插入分页符，Shift+Enter可插入软回车（换行不换段）。
三、标题与目录
规范的标题层级和自动生成目录是专业文档的重要标志。
- 使用Word的"样式"功能定义标题1、标题2、标题3等层级
- 统一各级标题的字体、字号和段落格式
- 通过"引用"菜单插入"自动目录"，实现目录与内容同步更新
- 更新文档后，右键目录选择"更新域"即可同步最新页码
四、页眉页脚与页码
页眉页脚包含文档的元信息，是正式文档不可或缺的部分。
- 插入页眉可添加文档标题、公司名称等信息
- 页脚通常放置页码，建议使用"第 X 页 共 Y 页"格式
- 首页可设置不同页眉页脚，如封面页不显示页码
- 奇偶页可设置不同页眉，便于打印装订
五、实用技巧
掌握这些技巧，让排版工作事半功倍。
- 样式库：创建并保存常用样式，实现一键格式化
- 格式刷：双击格式刷可连续应用相同格式
- 查找替换：利用高级查找替换功能批量修改特定格式
- 模板制作：将常用格式保存为.dotx模板文件，新建文档直接调用