Word文档正规格式与字体设置完全指南
掌握专业文档排版规范，提升文书质量与专业形象
一、正规文档的基本格式要求
正规的Word文档，特别是用于公文、报告、合同等正式场合的文档，需要遵循一定的格式规范。这些规范不仅体现了专业性，也便于阅读和归档。
1. 页面设置
- 纸张大小：A4（21cm × 29.7cm）为最常用标准
- 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（适用于公文）
- 页眉页脚：页眉距边界1.5cm，页脚距边界1.75cm
- 装订线：如需装订，左侧增加0.5-1cm装订线
2. 段落格式
- 对齐方式：正文一般采用两端对齐
- 行距：固定值28磅或1.5倍行距
- 段前段后：段前段后通常为0行或0.5行
- 首行缩进：中文段落首行缩进2个字符
二、推荐的字体选择
字体的选择直接影响文档的可读性和专业性。不同类型的文档对字体有不同的要求。
1. 中文字体推荐
- 正文首选：仿宋_GB2312、宋体、微软雅黑
- 标题推荐：黑体、华文中宋、方正小标宋
- 特殊用途：楷体可用于批示、引文等
示例：正式公文正文通常采用
字体：仿宋_GB2312
字号：三号（16pt）
2. 英文字体推荐
- 正文：Times New Roman、Arial
- 标题：Times New Roman Bold、Arial Black
注意：在正式文档中，应避免使用过于花哨的艺术字体，保持简洁、专业的视觉效果。
三、字号规范
字号的合理使用能够突出文档结构，增强层次感。
1. 公文标准字号
- 标题：二号字（22pt）
- 正文：三号字（16pt）
- 附件说明：三号字
- 成文日期：三号字
- 页码：四号字或小四号字
2. 报告/论文字号
- 主标题：小二或三号字
- 一级标题：三号字
- 二级标题：小三号字
- 正文：小四号字（12pt）
- 图表说明：五号字
四、实际应用建议
遵循规范的同时，也需考虑实际应用场景和读者体验。
1. 创建模板
建议将常用的格式设置保存为Word模板（.dotx文件），以便重复使用，提高工作效率。
2. 样式应用
充分利用Word的"样式"功能，预设标题1、标题2、正文等样式，实现格式统一和快速修改。
3. 打印预览
在最终定稿前，务必进行打印预览，检查分页、页眉页脚等是否符合要求。