正规Word文档格式标准与排版指南

什么是正规Word文档格式？

正规Word文档格式是指按照国家或行业标准，对文档的字体、字号、行距、页边距、标题层级等进行统一规范的排版方式。这种格式广泛应用于政府公文、企业报告、学术论文等正式场合。

规范的文档格式不仅能提升文件的专业形象，还能确保信息传递的清晰性和一致性。

基本排版规范

• 纸张大小：通常使用A4（21cm × 29.7cm）
• 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（政府公文标准）
• 字体：正文一般使用仿宋_GB2312或宋体
• 字号：正文通常为小四号（12pt）
• 行距：固定值28磅或1.5倍行距

标题层级规范

标题层级应清晰分明，建议不超过四级标题。同一层级的标题格式必须保持一致。

页眉页脚设置

正式文档通常需要设置页眉和页脚。页眉可包含单位名称或文档标题，页脚用于显示页码。

• 页眉距边界：1.5cm
• 页脚距边界：1.75cm
• 页码格式：居中或外侧，阿拉伯数字
• 首页是否显示：根据需要设置

段落与缩进

正文段落首行需缩进2个字符，这是中文排版的基本要求。

段前段后间距通常设置为0行，通过换行实现段落分隔。避免使用多个回车键空行，应使用段落格式设置间距。

实际应用建议

创建正规文档时，建议先设置好样式模板，然后应用到全文。这样可以确保格式统一，提高工作效率。

对于经常需要制作正式文档的用户，可以将常用格式保存为Word模板（.dotx文件），便于重复使用。