在日常办公中，我们经常需要与同事、领导或客户共同审阅和修改Word文档。使用Word的批注和修订功能，可以清晰地记录修改意见和内容变更，让文档协作更加高效。本文将详细介绍如何在Word文档中进行批注和修改。
一、什么是批注和修订？
批注：用于添加对文档内容的评论、建议或疑问，不会改变原文内容，通常以侧边栏形式显示。
修订：用于记录对文档内容的增删改操作，原文修改会被标记出来，便于查看和接受/拒绝。
二、如何添加批注
- 打开需要批注的Word文档。
- 选中想要评论的文字或段落。
- 点击顶部菜单栏的“审阅”选项卡。
- 点击“新建批注”按钮。
- 在右侧批注框中输入您的评论内容。
图1：在Word审阅选项卡中创建批注
三、如何查看和回复批注
添加批注后，文档中会出现一个小标记，右侧会显示批注内容。
- 查看批注：鼠标悬停在批注标记上可预览内容，或在“审阅”面板中浏览所有批注。
- 回复批注：点击批注下方的“回复”按钮，可针对该批注进行讨论。
- 删除批注：右键点击批注，选择“删除批注”即可移除。
四、如何开启修订模式进行修改
- 点击“审阅”选项卡。
- 点击“修订”按钮，使其变为高亮状态（开启修订模式）。
- 此时对文档进行的任何修改（增删文字、格式调整等）都会被标记出来。
- 删除的内容会显示删除线，新增的内容会显示下划线。
提示：开启修订后，所有修改都会被记录，原文不会真正删除，便于后续审核。
五、如何接受或拒绝修改
当收到他人修订的文档时，您可以选择接受或拒绝每一处修改。
- 在“审阅”选项卡中，使用“上一条”和“下一条”按钮导航到需要处理的修订。
- 点击“接受”按钮保留修改，或点击“拒绝”按钮恢复原文。
- 也可选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”进行批量处理。
六、实用技巧
- 可以同时开启“批注”和“修订”，既添加评论又修改内容。
- 在“审阅”选项卡中可更改批注和修订的显示方式（全部显示、简单标记等）。
- 批注和修订信息会保留作者和时间，便于追溯。
- 完成审阅后，记得关闭“修订”模式，以免后续修改被误标记。
掌握Word的批注和修订功能，能显著提升团队协作效率，让文档修改过程更加透明和专业。建议在正式提交文档前，仔细检查并处理所有批注和修订。